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Cartilha da Norma ISO 9001 – Requisitos de Documentação

Na cartilha da norma ISO 9001 desta semana, vamos analisar o item 4.2 – Requisitos de documentação. O requisito 4.2 estabelece as condições mínimas relacionadas aos documentos pertinentes ao sistema de gestão da qualidade.  As empresas têm total autonomia na definição de seus documentos, não há interferência da ISO neste processo. A ISO 9001 divide documentos em duas classes, documentos e registros.

Este ítem tem como requisito obrigatório a documentação do:


4.2.2 – Manual da Qualidade

4.2.3 – Controle de Documentos;

4.2.4 – Controle de Registros


O Manual da Qualidade é um livro onde a empresa demonstra às partes interessadas a forma com que ela gerencia o sistema de qualidade como um todo. O manual deve conter, de maneira resumida, clara e de fácil consulta, todo o conteúdo do sistema de gestão da qualidade, de modo que aqueles que o consultem possam ter uma idéia bastante clara de toda a estratégia administrativa da qualidade.


É recomendável que os pontos mais importantes do sistema de gestão da qualidade permaneçam registrados em documentados. O Controle de Documentos deve ser feito de maneira que haja uma centralização dos documentos do SGQ, ou seja, Procedimentos, Instruções de Trabalho, Formulários, Fluxogramas. Um documento deve ser escrito descrevendo os controles necessários para garantir a confiabilidade dos documentos. Tais controles devem conter processos para: aprovação; análise crítica, atualização e reaprovação; controlar as revisões; garantir que a última versão do documento esteja disponível no local de uso; manter os documentos legíveis e identificáveis; controlar documentos de origem externa; e evitar o uso de documentos que não estejam em vigor.


Quanto ao Controle de Registros da Qualidade, primeiramente deve-se definir quais são realmente importantes e quais são desnecessários. Lembrando que, uma vez mencionado em algum documento do SGQ, tal registro deve ser evidenciado. Identificados os registros, estes devem ser controlados com garantia de que se manterão legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. Para isso, devem estar organizados em um local conhecido e mantidos a salvo para que no momento que se precisar, possa-se achá-los e entender o que eles dizem. Na prática, os registros devem ser criteriosamente guardados, organizados e devidamente descartados. O descarte é uma parte muito importante do controle de registro, e deve ser controlado para evitar o uso de informação ultrapassada e evitar que informações importantes sejam erroneamente reveladas.

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