Um dos maiores legados que uma certificação ISO traz para uma organização é o processo de tratamento de suas não conformidades.
Nas empresas, é possível perceber problemas, desvios e anomalias, mas o “X” da questão é como esses são identificados e tratados.
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O que difere uma empresa sem gestão de processos para uma empresa com um sistema de gestão implementado conforme a norma ISO é a forma como é registrada e tratada a não conformidade.
Neste post, destacamos 5 dicas para um bom tratamento de suas não conformidades.
A seguir, você encontrará os seguintes tópicos:
- Abra um relatório de Não Conformidade
- Trate a Não Conformidade assim que identificá-la
- Tenha uma redação impecável do RCN
- Cumpra os prazos estabelecidos
- Avalie a eficácia de um RCN
- Certifique a sua empresa na ISO
Abra um relatório de Não Conformidade
O primeiro passo é abrir um RNC.
Em muitas empresas, até mesmo já certificadas, cria-se uma cultura de não abertura de RNC, mas isso é um grande erro que a equipe gestora deve evitar.
Nesse sentido, a ferramenta do RNC é essencial, pois disciplina a forma como deve ser tratado um não atendimento a um requisito da norma.
Por essa razão, abra quantas RNCs forem necessárias, isso mostra uma maturidade e entendimento do verdadeiro Sistema de Gestão.
Trate a Não Conformidade assim que identificá-la
O erro mais comum após o apontamento de uma não conformidade é não tratá-la de imediato, seja essa detectada em um processo de auditoria ou no dia a dia da instituição.
Após um relatório de auditoria interna ou externa é fundamental que se reúna os envolvidos para registro da ação imediata, a análise da causa e a tomada de ação corretiva ou preventiva no caso de uma não conformidade potencial.
Postergar a solução do RCN diminui a chance de que soluções criativas e eficientes sejam geradas para solução da causa.
Para evitar essa perda de “timing”, um passo que pode ser bastante importante é criar um fluxo em uma ferramenta de gestão de processos que te ofereça todos os benefícios que você precisa.
Tenha uma redação impecável do RCN
A descrição de uma não conformidade deve ser clara, objetiva e cercada de evidências.
Nesse sentido, um modelo do RNC é muito importante para que não falte campos de preenchimento.
Ademais, é importante que o responsável pelo registro não esqueça de apontar o item da norma descumprida.
Logo após, na análise da causa, esgote todos os motivos até chegar à causa raiz do problema e lembre-se que a ação corretiva/preventiva é em cima da causa.
Cumpra os prazos estabelecidos
Um ponto relevante para tratar Não Conformidades é estabelecer um plano de ação com responsáveis e estipular o prazo para cumprimento da ação imediata, corretiva e/ou preventiva.
Nesse sentido, as ações oriundas de um RNC devem ser gerenciadas, de preferência, em uma ferramenta informatizada para que se possa fazer filtros por responsável, assunto e setor.
Coloque prazos exequíveis e no caso de não cumprimento registre o motivo do adiamento junto ao RNC.
Avalie a eficácia de um RNC
Um RNC só deve ser encerrado quando se comprovar a eficácia de sua ação corretiva/preventiva.
Nesse contexto, avalie por um período se não houveram reincidências e encerre o RNC apenas se tiver a certeza de que as ações tomadas foram eficazes.
Em alguns casos, a ação corretiva/preventiva planejada envolve uma complexidade ou investimentos de recursos que poderão não estar ao alcance da organização.
Portanto, este RNC permanecerá em aberto até que a ação seja tomada.
Por essa razão, é recomendado manter o RNC em aberto, aguardando a avaliação da eficácia deste que esteja claro dentro do plano de ação proposto.
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