Ferramentas para auxiliar a gestão e o dia a dia das empresas são sempre um assunto que me despertam muito interesse. Ao trabalhar com gestão de processos em pequenas e médias empresas, sempre busco o auxílio de ferramentas digitais para dar o suporte aos processos. Por isso, compartilho com vocês algumas ferramentas que considero essenciais para qualquer empresa, e o melhor: todas possuem uma versão gratuita!
Modelos de apresentações: Slides Carnival e Canva
Em reuniões comerciais, internas ou em treinamentos, é comum a empresa elaborar apresentações. No site Slides Carnival, é possível encontrar diversos modelos de apresentações nas versões Google Docs e Power Point com todo o design e sequências pré montado. Já o Canva é uma ferramenta mais completa para a criação de peças gráficas. Além de modelos de apresentações é possível gerar, através do Canva, publicações para Facebook, newsletter, informativos internos, assinaturas de e-mail, entre outros.
Gerenciador de tarefas: Trello
Para o gerenciamento de projetos ou planos de ação, o Trello tem sido uma ótima ferramenta, pois utiliza o conceito de Kanban: mover as atividades em fases até a sua conclusão. Essa ferramenta tem um visual muito interessante e permite registrar as interações de maneira muito simples.
Ferramentas de Business Inteligence (BI): Power BI e Tableau
Essas ferramentas são as minhas mais novas “queridinhas”. O conceito de BI vem se tornando mais próximo das pequenas e médias empresas, e graças a essas duas ferramentas, mais acessível. Elas permitem a importação de dados de diversas bases distintas, como Excel e SQL, por exemplo e integram os dados em uma “mesma base”, sem a necessidade de criar planilhas mais complexas para isso. Ou seja: a partir de fontes de dados distintas podem ser gerados indicadores sem a necessidade de tabulá-los. A versão Power BI para desktop é gratuita, porém é compatível somente com o sistema Windows. O Tableau tem a mesma proposta que o Power BI, porém, além da compatibilidade com o Windows, ele disponibiliza uma versão para iOS.
Rede interna: Google Drive
O armazenamento de informações “na nuvem” e com possibilidade de compartilhamentos tem se tornado uma alternativa para a estruturação de redes de informações internas nas empresas. Vejamos um exemplo de uma construtora: dependendo da localidade da obra e de sua estrutura, a instalação de um servidor para ter acesso às informações pode não ser viável. Com isso, o Google Drive poder servir de alternativa para o armazenamento de planilhas e relatórios, por exemplo. Além de permitir o armazenamento e consulta de informações on line, ao ser instalado no computador, ele se assemelha a uma pasta de documentos comum, permitindo acesso e edição de arquivos sem conexão com a internet. O Google Drive oferece 15 GB de armazenamento gratuitamente e é justamente essa capacidade que o torna uma alternativa melhor que o Dropbox – que também é uma excelente ferramenta para armazenamento de informações, mas tem capacidade de armazenamento de apenas 2 GB na versão gratuita.
Editores de texto, planilhas, formulários: Google Docs
Encontramos no Google Docs versões dos softwares Word, Excel e Power Point. Essas versões on line são simples e bem práticas, integradas ao Google Drive, e permitem downloads dos arquivos originais, nos formatos da Microsoft. Utilizo também o Google Forms para aplicar pesquisas, como as de clima organizacional, satisfação de clientes e estudos de mercado. Existem alguns softwares para aplicações de pesquisa que possuem versão gratuita, porém, a vantagem que vejo de usar o Google Forms é exportá-lo em excel para trabalhar com os resultados de inúmeras maneiras, não se prendendo apenas a compilação automática gerada pela ferramenta.
