Com a obrigatoriedade da análise do contexto interno e externo na nova versão da ISO 9001, fica notável a necessidade de uma ferramenta capaz de mapear as oportunidades do mercado e tentar tirar o máximo proveito delas através das forças internas da organização.
A análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) ou matriz FOFA (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é uma das ferramentas mais utilizadas para analisar o ambiente externo e interno de uma organização. Através dela, é possível planejar o combate às fraquezas internas, evitando que a empresa seja surpreendida com fatos negativos.
Organizamos a seguir os 3 principais passos para uma análise SWOT de seu empreendimento:
Não ignore o brainstorming
Para início de conversa, olhar para dentro da sua organização e mapear as forças e fraquezas de forma detalhada é essencial. Se você quer fazer um brainstorming sem falhas, é importante contar com integrantes de diferentes áreas e que conheçam bem seus processos.
Forças e fraquezas podem estar distribuídos entre os mais diversos aspectos de sua empresa, como: financeiro, de infra-estrutura, tecnologias, know-how, marca.
Por exemplo, se sua empresa não possui um departamento de recursos humanos bem estabelecido, isso poderá ser uma fraqueza. Será uma força para aqueles que possuem essa área com solidez, pois reduzirão problemas entre admissão, demissão e relacionamento com os funcionários.
Saiba enxergar os riscos positivos e negativos
Uma vez definidas as forças e fraquezas, será preciso repetir o brainstorming olhando para fora, buscando oportunidades e ameaças no mercado. Aqui, é fundamental se manter informado sobre o ambiente externo. O ideal é buscar a opinião de especialistas nos mercados em questão.
Se sua empresa é pequena, talvez não sinta tanto os impactos da conjuntura econômica internacional, uma simples análise do ambiente regional poderá traçar um diagnóstico adequado. Tenha em mente que oportunidades e ameças são os riscos que afetam seu negócio seja de forma positiva ou negativa.
Exemplos de oportunidades costumam estar voltados para investimentos, linhas mais econômicas de financiamento, a oportunidade de atuar em áreas sem concorrência, etc. Já as ameaças são os riscos que podem prejudicar os seus negócios, como a entrada de novos concorrentes no mercado.
Organize os resultados de forma clara
A análise SWOT é uma ótima opção para quem deseja organizar seus brainstormings. Crie uma planilha definindo estratégias que:
Aproveitem as oportunidades do mercado;
Aproveitem as forças internas;
Corrijam as fraquezas internas;
Neutralizem ou reduzam o efeito das ameaças externas ou, ainda, possibilitem caminhos alternativos (ter um plano B);
Figura ilustrativa de uma análise SWOT ou Matriz FOFA.
A análise SWOT é vista como a melhor maneira de direcionar as estratégias de acordo com os ambientes de reflexão, atitude e melhoria contínua nas empresas e para o processo de planejamento estratégico. Você também poderá pontuar os impactos através de uma matriz e chegar a um ranking para as ações a serem tomadas.
Hora de colocar as ações em prática
Após fazer a análise de SWOT e avaliar o contexto interno e externo da sua empresa, o que fazer? Solucionar as coisas que estão erradas! Mas como fazer?
Nessas horas, muitas pessoas ficam perdidas em saber qual problema atacar primeiro. Nessas horas muitas empresas se perdem e acabam priorizando problemas que nem são tão graves. Para saber quais problemas solucionar, você pode usar uma ferramenta: a matriz GUT.
O que é a Matriz GUT?
A matriz de GUT é uma ferramenta que auxilia, e muito, na priorização de tarefas. É uma ferramenta de fácil uso e que pode ser utilizada em diversos tipos de situações, não existe restrição. Nela você consegue avaliar a gravidade, urgência e tendência de um problema com notas de 1 à 5.
Como aplicá-la após a SWOT?
Após a SWOT, foque em pegar os seus problemas listados em ‘fraquezas’ e ‘ameaças’, são eles quem precisam de soluções. Após listado, chegou a hora de classificá-los com as notas.
