Os japoneses podem não ter avançado na Copa, mas uma coisa é certa: quando o assunto é gestão da qualidade, eles são campeões!

Para quem teve contato com alguns conceitos de gestão da qualidade, seja na graduação ou no trabalho, pode achar que essas teorias são antiquadas ou até mesmo, sem muita aplicabilidade para empresas que não sejam de grande porte. Afinal, muito do que se fala hoje sobre gestão da qualidade teve origem na indústria, após a II guerra mundial.

Eu sou muito fã da cultura japonesa e fico impressionada com o pioneirismo que eles tiveram no desenvolvimento de técnicas e ferramentas que são úteis até hoje. Acredito que o grande mérito disso seja a simplicidade na utilização dessas ferramentas e na forma direta de obtenção de informações.

Compartilho com vocês algumas formas de se utilizar ferramentas da qualidade de um jeito simples e prático:

1. Diagrama de Ishikawa (diagrama de causa-efeito ou espinha de peixe): é um gráfico que permite organizar o raciocínio em torno de um problema a fim de encontrar as relações de efeitos e causas em áreas relacionadas, a fim de descobrir o que de fato originou o problema. Essas áreas são classificadas em: método, mão-de-obra, material, medida, meio-ambiente e máquina (equipamentos).

Na qualidade há um termo muito comum usado para indicar falhas nos processos: a não conformidade, que nada mais é do que o não atendimento a um determinado requisito ou diretriz. O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que auxilia muito no tratamento das não conformidades, pois ele é uma forma estruturada de realizar a identificação das de suas causas-raízes.

Inicialmente, para o levantamento de ideias, sugiro fazer o Diagrama de Ishikawa utilizando um quadro e post-its (métodos visuais sempre são ótimos aliados na construção de ideias).

Uma vez que as conclusões tenham sido finalizadas, recomendo a atualização dessas informações em planilhas, pois isso faz parte da gestão do conhecimento de uma empresa.

2. 5W2H: muito usada para dar maior clareza aos processos e também para elaboração de planos de ação. Teve sua origem na indústria automobilística japonesa, mas graças à sua versatilidade, pode ser usada para elaboração de planos de ação de qualquer segmento ou processo. Consiste em responder às questões que originam essa sigla:

• What? (o que será feito?)
• Why? (por que será feito? qual é o objetivo da ação?)
• Where? (onde será feito?)
• When? (quando será feito? qual é o prazo?)
• Who? (por quem será feito? quem são os responsáveis?)
• How? (como será feito? de que forma a ação será realizada?)
• How much? (quanto custará? qual será o custo e/ou investimento financeiro?)

Uma das formas mais comuns de se usar o 5W2H é montar uma tabela com essas 7 questões. Você pode baixar uma dessas planilhas aqui.

3. Kanban: é um termo japonês que significa “cartão”. Foi desenvolvido pela Toyota e utilizado em processos que envolviam fabricação em série (processos altamente repetitivos).

A simplicidade do Kanban é o que mais surpreende: de maneira visual, é possível detalhar o controle do processo, obtendo imediatamente o status em que se encontra e outras informações como: quando, quanto e o que produzir. Atualmente, métodos como Scrum e Agile se baseiam nesse conceito.

Eu particularmente gosto de usar o Kanban de duas formas:

• Com post-it: basta desenhar as tabelas “a mão” em um quadro/mural e escrever nos post-its as atividades que precisam ser feitas. Conforme as etapas forem concluídas, basta mover os post-its até a coluna final “Concluído”.
• Trello: atualmente a principal ferramenta gratuita de Kanban. Qualquer processo ou plano de ação desenvolvido pode ser transformado em um Kanban, mantendo as mesmas características de mover as atividades nas diversas fases definidas. A única diferença é que esse “mover atividades” é 100% digital. É uma ferramenta muito interessante pois permite manter os históricos de todos os planos de ação ou controle feitos. Pensando na gestão do conhecimento, o Kanban digital acaba sendo uma opção melhor.

4. Folhas de verificação: são tabelas ou planilhas usadas para coletar dados de um processo (ou sua etapa), a fim de obter informações para fundamentar as decisões dos gestores. As folhas de verificação, também conhecidas como checklists, podem ser usadas para controlar atividades de qualquer tipo.

É muito comum ver checklists sendo utilizadas em papel. Costumo orientar as empresas a reduzirem o consumo de papel substituindo as checklists impressas por digitais, criadas em plataformas gratuitas como por exemplo Google Forms e More app. Além da questão ambiental, mudar as checklists em meio físico para digital tem outro ganho importantíssimo: os dados já saem compilados automaticamente, não necessitando de ter um retrabalho para atualizá-los em uma planilha ou sistema, por exemplo.

Essas ferramentas mostram como a cultura japonesa influencia, até hoje, algumas das práticas mais comuns de gestão.