Por mais Tupiniquim que sejamos torna-se impossível fugir do “estrangeirismo” no mundo corporativo e o SRM (Supplier Relationship Management) junta-se ao ERP, KPI, SWOT, Supply Chain, Gap Analysis e tantos outros termos que ganham um sentido mais compreensível na língua inglesa do que se traduzirmos ao pé da letra para o português.
O SRM ou gestão de relacionamento de fornecedores equivale-se ao CRM (Customer Relationship Management) só que trocando o ponto focal do cliente para o fornecedor. Você faz a gestão de seus fornecedores? Os fornecedores recebem o mesmo cuidado que seus clientes? O ideal fosse que em ambas as perguntas você respondesse sim, pois se por um lado o cuidado com o cliente potencializa as receitas da empresa, uma gestão eficiente dos fornecedores garante a qualificação e redução das despesas impactando no lucro da mesma forma.
O conceito de SRM é aplicável a qualquer tipo de organização independente de seu porte e segmento. Em qualquer negócio se compra alguma coisa com maior ou menor criticidade e para isso deve-se estabelecer uma política clara de gestão de fornecedores. Abaixo destacamos 5 etapas iniciais para se colocar um SRM na prática:
Monte um cadastro de fornecedores
Quem são seus fornecedores? Neste primeiro momento liste todos os fornecedores de seu negócio, do fornecedor de material de escritório ao principal fornecedor de matéria prima. Dependendo do nível de maturidade da gestão da organização poderá ser utilizada uma simples planilha com dados básicos de seus fornecedores até um cadastro de fornecedores mais completo que faça parte de um sistema informatizado integrado. A tecnologia da informação tem papel fundamental para a adoção de um SRM eficaz, porém não é um impeditivo.
Segmente a sua base de fornecedores
Agora que todos os fornecedores estão listados segmente-os:
– Por ramo de atividade: Material elétrico, material de escritório, prestadores de serviços…
– Por localização – Por Região, Estado ou Bairro de acordo com a sua necessidade
– Por importância – Este fornecedor corresponde a qual % de minhas compras no ano? Caso não tenha estes dados em mãos segmente em alta, média ou baixa importância de acordo com sua experiência. O ideal é a aplicação da curva ABC com a regra do 80-20, revelando que muito provavelmente 20% dos seus fornecedores corresponde a 80% de suas compras totais.
– Por criticidade – Este fornecedor está ligado diretamente a minha realização do produto ou serviço? Sem ele eu paro a minha produção?
O relacionamento com os fornecedores críticos e importantes serão a essência do SRM e nestes que deverão ser priorizados as 3 próximas etapas.
Monte uma avaliação de desempenho
Defina critérios claros de avaliação como preço, qualidade, prazo de entrega, atendimento e pontue seus fornecedores da forma como melhor lhe convier como por exemplo notas de 0 a 10. Importante estabelecer uma periodicidade para esta avaliação – Mensal, trimestral, semestral ou avaliar o fornecedor a cada pedido de compra, porém avalie a aplicabilidade deste formato para não tornar o processo burocrático.
Controle ocorrências e mantenha um histórico
Ocorrência são eventos ou acontecimentos fora do tramite normal que geralmente está associado a uma falha de processo como um prazo que não foi cumprido, um preço que foi reajustado sem aviso prévio ou um atendimento ríspido por parte do fornecedor. Faça um registro detalhado da ocorrência listando número da requisição, ordem de compra, nota fiscal e todas as informações disponíveis e controle as interações até seu desfecho. Um software SRM é fundamental para gerenciar estas informações, porém é possível registrar por e-mail os históricos e atrelar à planilha de cadastro de fornecedores.
Gerencie os resultados
Monte um painel de indicadores para este processo. Faça a contagem de ocorrências, a economia alcançada nas renegociações, a quantidade de fornecedores desenvolvidos no período e acompanhe os indicadores. Rode o PDCA até porque o que não é controlado e medido não pode ser melhorado.
Todos nós exercemos o papel de comprador e vendedor em diferentes situações de nossas vidas. A negociação contínua faz parte do mundo dos negócios e controles e ferramentas que atuem nesta relação cliente x fornecedor são fundamentais para garantir os resultados almejados pela organização. Fornecedores devem ser vistos acima de tudo como parceiros, fazendo parte de uma gestão centralizada com avaliações periódicas e relacionamento registrado. Percebe-se que o SRM nas organizações é menos difundido que o CRM e que a oferta de ferramentas de SRM também são menores do que os CRM, porém é possível iniciar um SRM de forma simples seguindo as 5 etapas acima mesmo a partir de uma planilha.
E então? Vamos começar?
