Melhorias de processos e produtos são ações que precisam ocorrer com frequência em uma empresa. Normalmente, algumas pessoas não sabem qual é o melhor meio para pôr em prática tais melhorias. Por ser algo extremamente necessário para a sobrevivência de uma instituição, foi criada uma metodologia para auxiliar diversos profissionais: o ciclo PDCA.

O PDCA é um método de gestão voltado para a melhoria, com suas siglas autoexplicativas Plan – Do – Check – Act (Planejar – Fazer – Avaliar- Agir). É um ótimo guia para os profissionais de qualquer área que buscam otimizar algo. Ele pode ser encontrado com outros nomes, tais como: círculo de Deming, círculo de controle e PDSA.

Como suas etapas já são muito bem definidas, o ciclo PDCA não é difícil de ser aplicado. Caso você esteja no meio de um projeto de alguma norma ISO e quer otimizar algum processo, seria ideal aplicá-lo. Por isso, vamos explicar para você o que fazer em cada etapa.

O “P” do ciclo PDCA (Plan – Planejar)

Bem, aqui é a etapa em que você planejará tudo da forma que está pensando. Chegou a hora de traçar metas, planos de ação, prever as objeções, gerar hipóteses e o mais importante: traçar indicadores de desempenho. Lembre-se que você precisa avaliar a performance do seu processo ou serviço com as novas ideias.

Hora de colocar seu plano em prática (Do – Fazer)

Depois de planejar todas as ações que você definiu, é hora de colocá-las em prática! Como já foi dito, lembre-se de criar seus indicadores de desempenho para acompanhar o andamento das tarefas. É nesta fase eque eles executarão os papéis mais importantes: será através da avaliação deles que você poderá observar todas as reações ocorridas.

Importante: não esqueça de anotar tudo o que aconteceu nesta fase. Crie relatórios periódicos, de preferência no excel!

Suas decisões serão tomadas nesta fase (Check – Avaliar)

Após executar  tudo o que foi planejado, é hora de avaliar o que deu certo e o que deu errado. Lembra dos relatório que eu disse que eram importantíssimos de se fazer no tópico anterior? Chegou a hora de analisá-los e tomar decisões. Primeiro, avalie as bem sucedidas e entenda o que causou o sucesso destas ações. Em seguida, avalie quais foram as ações que deram errado e entenda quais foram as objeções que atrapalharam o alcance do objetivo principal.

O que você vai fazer depois? (Act – Agir)

Após avaliar todas as acontecimentos, chegou a hora de decidir quais são os planos daqui pra frente. Agora você possui todos os dados necessários para tomar sua decisão.

Além do ciclo PDCA, já falamos sobre outras ferramentas que podem ajudar na sua gestão e também ser usadas no ciclo. Já falamos sobre 5W2H, SWOT e outras ferramentas de gerenciamento.